OKR

O que são okrs: Origem e Contexto Estratégico 

Os okrs nasceram no ambiente da revolução tecnológica, da inovação disruptiva e do espírito empreendedor do Vale do Silício. Foi lá, onde surgiram as maiores Big Techs do mundo atual: a HP, a Intel, a Apple, a Amazon, a Oracle, a Adobe, entre outras.

Seu objetivo é ajudar os empreendedores a resolver um enigma: ao lado das Startups de grande sucesso havia inúmeras empresas, que se tornaram inviáveis e faliram, mesmo atuando no Vale do Silício.

Por que havia essa assimetria? Principalmente, porque havia um sentimento geral, que uma Startup poderia crescer e sobreviver sem a necessidade de administradores, da boa gestão do negócio e da estratégia.

Não havia a necessidade de uma metodologia como o OKR. Os engenheiros, a inovação e os novos produtos eram suficientes para o sucesso empresarial – a tecnologia resolveria tudo.

Andy Grove, foi um dos primeiros dirigentes de empresas a perceber a importância da integração entre uma boa administração, a estratégia empresarial, as novas tecnologias e as inovações.

Foi lá na Intel, desenvolvedora do microchip, onde Andy Grove, criou os Objetivos e Resultados-Chave, mais conhecidos como OKRs.

O Vale do Silício, onde o OKR foi criado, no contexto da Revolução da Informática, era também um ambiente de intensa concorrência entre Corporações, Startups e Insurgentes.

Segundo Richard Tedlow, no Vale do Silício foram criadas mais de 100 empresas de tecnologia entre 1951 e 1971. Porém, nem todas sobreviveram.

Foi nesse conturbado ecossistema de negócios, inovador, disruptivo e altamente competitivo, que a integração entre a Tecnologia, a Inovação, a Gestão de Empresas e a Estratégia se mostrou cada vez mais necessária – e o OKR desempenhou um importante papel como o framework para a execução ágil da estratégia e avaliação contínua dos resultados.

Qual é o significado da palavra okr?

O OKR é uma metodologia de gestão cheia de sutilezas: ele é aparentemente simples e fácil de usar, mas seu real significado precisa ser muito bem entendido. Caso contrário, isso pode gerar uma série de bugs na sua utilização e frustrar a organização.

Os OKRs não foram criados para a elaboração isolada de uma lista de objetos desvinculados do propósito e da estratégia corporativa.

Por esse motivo vamos recorrer ao pai da metodologia e aos maiores especialistas sobre o tema.

John Doerr

O OKR: “é uma metodologia de gestão que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços nas mesmas questões importantes em todo a organização.”

Christina Wodtke

O OKR: “une as equipes em torno de uma única estratégia e transformam todos os objetivos em objetivos ousados (stretch goals).”

Paul Niven e Ben Lamorte

O OKR: “é um framework de pensamento crítico e uma disciplina em evolução, que busca garantir que os funcionários trabalhem juntos, concentrando seus esforços para fazer contribuições mensuráveis que levem a empresa para a frente.”

Andy Grove – O Criador dos OKRs

O pai dos OKRs. Ele estabelecia uma interação entre a Inovação, o Plano Estratégico e os Objetivos e os Resultados-Chave. Andy Grove criou os OKRs no início da década de 1970, inspirado na MBO- Management by Objectives de Peter Drucker.

Segundo Grove, os OKRs são essenciais para a boa gestão das empresas, sejam elas Startups, Corporações ou Instituições. Para ele, a finalidade da Estratégia, implementada pelos OKRs, é superar o gap de valor entre a situação atual da organização e a situação futura desejada. 

Uma de suas principais recomendações foi que ao planejar, é preciso responder à seguinte pergunta: o que tenho que fazer hoje para resolver (ou melhor, para evitar) o problema de amanhã? Assim, o principal benefício do processo de planejamento é a decisão tomada e a ação realizada como resultado.

Os 3 princípios essenciais sobre o que são okrs

• Prioridades: o que a organização precisa fazer hoje para superar a lacuna de valor;
• Decisões de hoje: definição dos Objetivos derivados das prioridades;
• Ações realizadas: a escolha dos Resultados-Chave (KRs) vinculados aos Objetivos, que possibilitam a criação de valor para a empresa.

O OKR como um Princípio Organizador no Google

John Doerr, investidor em Venture Capital, tinha um grande desafio, quando foi apresentar os OKRs para os fundadores do Google. Ele conheceu e aprendeu o framework dos OKRs, quando trabalhou diretamente com Andy Grove na Intel, entre 1974 até 1980. Assista agora ao vídeo em que John explica o significado do framework e como ele foi usado com sucesso no Google, na Adobe, no YouTube e na Fundação Bill Gates:

Como criar bons OKRs e do jeito certo.

Uma vez entendido o significado do framework do OKR, o próximo passo é saber como criar bons OKRs e do jeito certo.

Um bom começo significa não cometer os erros usuais e recorrentes, que inúmeras empresas cometem na implementação dos OKRs. Assim, quando falamos em okrs, estamos nos referenciando a criar bons OKRs. Para isso vale destacar:

Bons OKRs:

São alinhados aos Direcionadores Estratégicos, ao Cliente no Centro da Organização, à Visão Holística do Negócio e às Prioridades;

Jeito certo:

É seguir os fundamentos e a sequência correta para a implementação dos OKRs, customizando a abordagem ao Ciclo de Vida da Empresa, ao Modelo de Negócio e a velocidade das mudanças no Setor de Atividade. 

Se você é Diretor, Gerente ou Colaborador de uma empresa, saiba que okrs bem definidos isoladamente pela Alta-Direção ou de forma independente pelas Áreas Funcionais, fortalecem os silos organizacionais e causam lentidão nas tomadas de decisões.

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O risco da proliferação de objetivos na organização, de forma isolada, é incoerente e foi destacado por Richard Rumelt ao afirmar: “a estratégia ruim é cheia de objetivos, mas têm poucas políticas ou ações. Ela assume que os objetivos representam tudo o que você precisa.”

A essência dos OKRs pode ser traduzida pelo acrônimo: F.A.C.T.S

Antes de iniciar a elaboração dos objetivos e dos resultados-chave é importante saber quais são os cinco fatores essenciais do framework, conforme recomendação de John Doerr.

O framework do OKR é suportado pelo que ele denomina de FACTS- Focus (Foco), Alignment (Alinhamento), Commitment (Comprometimento), Tracking (Rastreabilidade) e Stretched (Esticado – Ousado). Veja a seguir uma explicação do significado desses fatores:

1. Foco

significa a definição das prioridades da empresa, no que é importante para o sucesso, num determinado contexto dos negócios. O foco exige escolhas difíceis sobre o que fazer e, principalmente, sobre o que não fazer. O Foco exige a escolha de, preferencialmente, até três objetivos e igualmente, três KRs vinculados aos objetivos.

2.Alinhamento:

as pessoas e as equipes trabalham de forma integrada por meio de um trabalho colaborativo e multidisciplinar. Promove uma interação tanto no sentido Top-Down, como Bottom-Up e Cross-Functional. Diferentes pesquisas mostram, que o alinhamento e a transparência das informações elevam o desempenho das pessoas.

3.Comprometimento:

o compromisso de pessoas e equipes engajadas e orientadas para a entrega de resultados. Elas concordam sobre o que é mais importante para a organização naquele contexto de negócios.

4.Rastreabilidade:

a gestão contínua do progresso da implementação dos OKRs na organização. Identifica os fatores pelos quais os objetivos são atingidos, ou não -atingidos, promovendo os ajustes necessários.

5. Stretched:

a definição de objetivos ousados e um mindset de aprendizagem e crescimento, visando superar o status quo, o business as usual, e entregando mais do que o imaginado.

FACTS: os 5 Fatores do Sucesso do OKR

O OKR permite solucionar algumas das principais dúvidas dos dirigentes, gerentes e colaboradores:

a) Como a Estratégia Competitiva se torna efetivamente Execução?

b) Como a empresa gera impacto na sociedade e no mercado com seus produtos-solução?

c) Como alinhar e motivar as diferentes áreas e equipes da organização para a conquista de grandes resultados?

Por meio dos fatores FACTS, a colaboração e a conversação entre as Equipes OKRs são estimuladas, promovendo uma forte conexão entre as pessoas para a realização de um trabalho colaborativo e integrado.

A Cocriação dos Objetivos e dos Resultados-Chave

Para a criação de Bons OKRs do Jeito Certo uma boa alternativa é usar como referência, a definição de Estratégia de Michael Porter:

“A estratégia competitiva é uma combinação de fins (objetivos), que a empresa busca e os meios (políticas), pelos quais ela está buscando chegar lá.”

O fim desejado pela organização é o Objetivo e está associado à pergunta: “O Que Fazer?”

Os meios para atingir o fim desejado são representados pelos Resultados-Chave (KRs) e exige responder “Como Fazer?” para realizar o Objetivo.

O mais importante é que o framework do OKR promove um Diálogo Estratégico entre o Objetivo e o Resultado-Chave de forma interativa, como é ilustrado a seguir:

OKR – um Diálogo Estratégico, “O Que” e o “Como” fazer

O Objetivo é a explicação sobre “O Que” você deseja ou precisa realizar a partir de um Propósito, de uma Visão, de um Desafio Empresarial, ou de uma Prioridade Estratégica. O Objetivo é qualitativo, reflete uma ideia, uma aspiração. Também é possível considerar o Objetivo como uma mini Missão.

Os Resultados-Chave, por sua vez, explicam para as pessoas “O Como” fazer para realizar o desafio colocado pelo Objetivo, Os Resultados-Chave são, de preferência, quantitativos, no sentido de que não pode haver dúvida de sua realização. Eles são traduzidos em métricas e números para fornecer evidência dos resultados. É sim ou não e ponto final. A seguir vamos detalhar, um pouco mais os dois conceitos.

Significado de objetivo, “O” do OKR.

Um objetivo é a superação do Gap de Desempenho, existente entre a situação atual e a situação futura desejada pela organização, num determinado contexto do negócio. Ele mostra de forma clara a direção a ser seguida, reflete as prioridades da empresa e o prazo de conclusão (deadline).

Um Objetivo bem definido é regido por um verbo – é orientado para a ação; explica o que é preciso fazer. Ele é aspiracional, audacioso e explica o impacto do resultado para a organização.

E Peter Drucker acentua que, “definir objetivos com clareza exige reflexão, capacidade analítica e poder de síntese.” Vejam a seguir alguns exemplos de Objetivos:

Vejam a seguir alguns exemplos de Objetivos:

1. Elevar o valor de mercado da empresa.
2. Acelerar a introdução de novos produtos no segmento B2B.
3. Elevar a produtividade das Unidades de Produção.
4. Iniciar a internacionalização das operações a partir do mercado americano.
5. Promover a diversidade no interior da organização.
6. Eliminar o impacto ambiental gerado pelas operações da empresa.
7. Elevar rentabilidade da base de clientes.
8. Engajar a liderança ao propósito e à estratégia corporativa.

OKR – O Novo Objetivo SMART

 

Inúmeras pessoas ao usarem os OKRs imaginam, de forma equivocada, que é suficiente definir somente os Objetivos e agir. Porém, o próximo passo não é esse:

Os Objetivos precisam estar casados com os Resultados-Chave, numa relação de causa e efeito. Vamos explicar como fazer isso de forma correta.

O Significado de KRs- Key Results

Como a Alta-Direção, os Gerentes e os Colaboradores irão saber se o Objetivo será atingido?

• Como as pessoas irão monitorar e mensurar se a organização está caminhando rumo ao resultado desejado?
• Como não cair na armadilha do “set it and forget it”? Isto é, lembrar que há um objetivo a ser cumprido, somente na véspera da entrega. Neste caso, dificilmente o KR será realizado.

Uma boa prática para evitar esses problemas, é envolver as pessoas, que serão responsáveis pela implementação do framework do OKR desde o início do processo. Além disso, é preciso selecionar os poucos Resultados-Chave, que por meio de uma relação de causa e efeito, permitirão demonstrar que o Objetivo será efetivamente alcançado.  Vincular entre 3 a 5 KRs a um Objetivo, mas repetindo, quanto menos, melhor.

Vale ressaltar, que de acordo com as melhores práticas em OKR, um Objetivo está, obrigatoriamente, vinculado aos Resultados-Chave. Um resultado é o efeito da ação das pessoas ou das equipes de uma organização.

Os Resultados-Chave possuem as seguintes características: são específicos, agressivos, mas realistas, mensuráveis, verificáveis e com prazos definidos. O resultado não gera dúvidas em relação ao que foi alcançado.

Exemplos de Resultados-Chave (KRs)

1. Atingir R$ 1 bilhão de valor de mercado.
2. Elevar a rentabilidade dos canais digitais de 15% para 25%.
3. Reduzir os custos de produção em R$ 3 milhões.
4. Garantir a disponibilidade dos ativos entre 85% e 95%.
5. Reduzir de 6 meses para 3 meses o lançamento de produtos digitais.
6. Lançar a nova versão do produto Alpha no Q-2.
7. Elevar a receita de produtos digitais no faturamento total de R$ 5 milhões para R$ 10 milhões.
8. Contratar diretor comercial para a nova filial no Rio de Janeiro no Q-1.

Evite a confusão: um Resultado-Chave não é uma Tarefa

Inúmeras pesquisas, estudos de casos e nossa experiência na implementação dos OKRs revelam, frequentemente, a dificuldade dos profissionais definirem bons KRs.

Há muita confusão entre Objetivo, Resultado-Chave, Iniciativa, Tarefas e Atividades, que precisa ser evitada. Isso ocorre, em geral, devido a falhas na capacitação, ou mesmo ansiedade para concluir o trabalho.

Um Resultado-Chave além de ser mensurável, tem um prazo determinado para sua conclusão, uma timeline, que pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual – vinculado ao Objetivo. Porém, sem perder de vista o Direcionamento Estratégico e a perspectiva de longo prazo. Os KRs, uma vez definidos, tornam-se importante instrumento de comunicação e de interação entre as áreas da organização e entre os times multidisciplinares.

OKR – Exemplos 

Agora que já foram apresentados os conceitos essenciais do framework do OKR, vamos ver na prática como a Estrutura: Objetivo + Resultados-Chave trabalha de forma integrada e vinculada dando muita consistência ao modelo.

Dicas e sugestões

• Definir poucos e bons OKRs: de 3 a 5 Objetivos e, igualmente, de 3 a 5 Resultados-Chave. Quanto menos, melhor.
• Os KRs devem demonstrar os resultados – e não a realização de tarefas;
• Os KRs são quantitativos, de preferência, e associados a métricas; os Objetivos são qualitativos deixando claro as prioridades;
• Os OKRs têm um responsável pela sua entrega (accountability), mas são realizados por meio de um trabalho colaborativo e multidisciplinar;
• Eles possuem um prazo determinado para sua conclusão, suportado por cronograma;
• Eles exigem a alocação de recursos, tecnologia e investimentos (Capex e Opex);
• Eles são monitorados de forma contínua pelas reuniões de check-ins e sujeitos a ajustes e correções.

OKR – Avaliação Contínua do Progresso e dos Resultados.

No passo a passo da Implementação do OKR, é chegado o momento da Alta-Direção, dos Gerentes e dos Colaboradores avaliarem qual foi o Progresso das Equipes na Implementação da metodologia.

É o momento da verdade do OKR: comparar o Progresso vis a vis o Resultado-Chave ambicionado. É a tradicional verificação: Meta X Resultado.

A dúvida sempre é: como vamos saber se atingimos os Resultados esperados derivados dos Objetivos Ousados e dos Objetivos Comprometidos? Resumindo: houve um Progresso tanto na Eficiência Operacional, quanto na Inovação na empresa?

Como já mencionamos, a abordagem do OKR estimula as pessoas e as equipes a atingirem resultados extraordinários, combinando eficiência, eficácia e efetividade em relação aos resultados a serem alcançados. O essencial é evitar que as empresas operem abaixo de seu pleno potencial de criação de valor, ficando acomodada no status quo.

Como bem esclareceu Larry Page, “é preciso ter um desprezo saudável pelo impossível . Vocês precisam testar coisas que a maioria das pessoas não tentaria.”

Dessa forma, para criar Bons OKRs e Implementar do Jeito Certo é preciso considerar: o domínio da metodologia, o entendimento do significado do Objetivo, dos Resultados-Chave, do Progresso, das Iniciativas e saber como mensuração o que foi alcançado durante o ciclo.

A mensagem de William Deming é inspiradora para quem utiliza o OKR: “não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e, não há sucesso no que não se gerencia.” 

Assim, é essencial a escolha de um consistente Scorecard e de um Dashboard, para a mensuração do Progresso em relação ao Objetivo a ser realizado.

Mas, o que significa um bom desempenho e entrega de valor na perspectiva dos OKRs? O que vale para um Objetivo Comprometido, vale também para um Objetivo Ousado? Como fazer a distinção entre eles.

A nossa recomendação é: a utilização de métricas diferentes para avaliar o Progresso da Implementação dos OKRs na organização e também, diferentes critérios, como o utilizado pelo Google e inúmeras empresas e especialistas na metodologia.

Os Principais Benefícios do OKR.

O artigo sobre o que são os OKRs não pode ser concluído sem a apresentação dos principais benefícios do uso da metodologia.

Entre os inúmeros benefícios proporcionados pelo uso correto do OKR gostaríamos de destacar:

a.    A definição de Bons OKRs do Jeito Certo melhora o desempenho das pessoas, das equipes e da organização;

b.    As prioridades e as metas compartilhadas são capazes de inspirar, motivar e engajar os funcionários na entrega de resultados;

c.     Os Objetivos Ousados e difíceis de serem alcançados (Moonshot), em contraste com as metas da zona de conforto, impulsionam o desempenho das pessoas;

d.    Os Objetivos e Resultados-Chave cocriados dão foco ao trabalho das pessoas;

e.    A transparência dos OKRs da Alta-Direção até às Equipes Multidisciplinares deixa bem claro o que é importante realizar pela organização;

f.      Os OKRs Corporativos conectam cada profissional à Estratégia da Organização;

g.    Os Recursos, a Tecnologia e os Investimentos são direcionados para as prioridades do negócio;

h.    Os programas de Educação e o domínio de Novas Competências são baseados nas prioridades estratégicas da organização.

i.      O progresso e as realizações são comemorados pelas pessoas.

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Para a Criar Bons OKRs do Jeito Certo e, na perspectiva da Estratégia Competitiva leia o livro: Os OKRs e as Métricas Exponenciais.